Thanh toán hợp đồng xây dựng: Thủ tục cần thiết cho chủ đầu tư

Chủ đầu tư xây dựng mong muốn biết thủ tục thanh toán hợp đồng xây dựng. Để giải đáp vấn đề này, cần phải xem xét các quy định pháp lý và thực tiễn thanh toán hợp đồng xây dựng.

Thanh toán khối lượng hoàn thành đối với công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng?

Theo quy định tại Nghị định 99/2021/NĐ-CP về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công, thanh toán khối lượng hoàn thành đối với công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng. Chủ đầu tư phải tuân thủ các điều kiện áp dụng các loại giá hợp đồng theo quy định hiện hành.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Nghị định 99/2021/NĐ-CP, việc thanh toán hợp đồng phải được quy định rõ trong hợp đồng, bao gồm số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán. Chủ đầu tư có trách nhiệm tuân thủ các điều kiện này để đảm bảo thanh toán hợp đồng xây dựng được thực hiện đúng quy định.

Trong trường hợp hợp đồng xây dựng được thực hiện theo quy định của pháp luật nước sở tại và có các quy định khác với quy định của pháp luật nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, việc thanh toán được thực hiện theo hợp đồng đã ký.

Do đó, để thanh toán khối lượng hoàn thành đối với công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng, chủ đầu tư cần phải có sự chấp thuận của các bên liên quan và phải tuân thủ các quy định pháp lý có liên quan.

Khi có nhu cầu thanh toán hợp đồng xây dựng, chủ đầu tư cần phải làm gì?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 21 Nghị định 99/2021/NĐ-CP về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công, khi có nhu cầu thanh toán hợp đồng xây dựng, chủ đầu tư cần phải thực hiện các bước sau:

Trước hết, chủ đầu tư phải gửi các tài liệu sau đến cơ quan chủ quản:

* Đối với dự án xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp, mở rộng: Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng (Mẫu số 03.a/TT hoặc theo mẫu xác định khối lượng được thống nhất tại hợp đồng đối với trường hợp hợp đồng tại nước ngoài), Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04a.nn/TT), Giấy đề nghị thu hồi vốn tạm ứng (đối với trường hợp thu hồi tạm ứng, Mẫu số 04.b/TT), Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng trong trường hợp có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (Mẫu số 03.c/TT hoặc theo mẫu xác định khối lượng được thống nhất tại hợp đồng đối với trường hợp hợp đồng tại nước ngoài).

* Đối với dự án mua nhà, đất hoặc thuê nhà, đất dài hạn (trên 30 năm): việc thanh toán (bao gồm cả thanh toán tiền đặt cọc, nếu có) được thực hiện theo hợp đồng mua bán, thuê nhà, đất, chủ đầu tư gửi cơ quan chủ quản giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04a.nn/TT).

* Đối với dự án hỗn hợp gồm cả mua nhà, đất và xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp, mở rộng: các tài liệu được quy định tại điểm a và b khoản 2 Điều này.

Do đó, chủ đầu tư cần phải chuẩn bị và gửi các tài liệu nêu trên để được thanh toán hợp đồng xây dựng.

Hồ sơ thanh toán đối với công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 21 Nghị định 99/2021/NĐ-CP về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công, hồ sơ thanh toán đối với công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng bao gồm các tài liệu sau:

Trên cơ sở các tài liệu được chủ đầu tư gửi, cơ quan chủ quản lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi cơ quan kiểm soát, thanh toán. Hồ sơ này bao gồm:

* Giấy đề nghị thanh toán vốn (ghi rõ số tiền, tài khoản, đơn vị thụ hưởng) của cơ quan chủ quản cho từng nội dung công việc (Mẫu số 04b.nn/TT);
* Giấy đề nghị thu hồi vốn tạm ứng (đối với trường hợp thu hồi tạm ứng, Mẫu số 04.b/TT);
* Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu số 03.a/TT hoặc theo mẫu xác định khối lượng được thống nhất tại hợp đồng đối với trường hợp hợp đồng tại nước ngoài) đối với dự án xây dựng mới, cải tạo, nâng cấp, mở rộng;
* Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng trong trường hợp có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (Mẫu số 03.c/TT hoặc theo mẫu xác định khối lượng được thống nhất tại hợp đồng đối với trường hợp hợp đồng tại nước ngoài);
* Giấy rút vốn (Mẫu số 05/TT) trong trường hợp cơ quan chủ quản cần thanh toán bằng Đồng Việt Nam;
* Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước bằng ngoại tệ (Mẫu số 07/TT) trong trường hợp cơ quan chủ quản cần thanh toán bằng ngoại tệ;
* Chứng từ chuyển tiền khác (nếu có).

Tất cả các tài liệu trên phải được gửi đến cơ quan kiểm soát, thanh toán để thực hiện thanh toán hợp đồng xây dựng.

Kiểm soát, thanh toán đối với công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng tại cơ quan kiểm soát, thanh toán?

Theo quy định tại khoản 4 Điều 21 Nghị định 99/2021/NĐ-CP về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công, việc kiểm soát, thanh toán đối với công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng tại cơ quan kiểm soát, thanh toán được thực hiện như sau:

Trước hết, cơ quan kiểm soát, thanh toán phải nhận đủ hồ sơ đề nghị thanh toán của cơ quan chủ quản, bao gồm các tài liệu quy định tại Điều 19, Điều 20 và Điều 21 Nghị định này. Sau đó, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan kiểm soát, thanh toán phải thực hiện kiểm soát, thanh toán vốn cho dự án.

Trong quá trình kiểm soát, thanh toán, cơ quan kiểm soát, thanh toán phải căn cứ vào vốn kế hoạch đã được giao hàng năm của dự án và đảm bảo tổng số vốn tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành trong năm không vượt quá vốn kế hoạch được bố trí trong năm cho dự án.

Đối với các khoản tạm ứng vốn hoặc thực hiện thanh toán theo hình thức “thanh toán trước, kiểm soát sau”, thời hạn kiểm soát, thanh toán là chỉ 01 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ theo quy định tại Nghị định này.

Như vậy, cơ quan kiểm soát, thanh toán phải đảm bảo thực hiện kiểm soát, thanh toán vốn cho dự án trong thời hạn quy định, đồng thời cũng phải đảm bảo rằng tổng số vốn tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành trong năm không vượt quá vốn kế hoạch được bố trí trong năm cho dự án.

Thanh toán bằng ngoại tệ đối với công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định 99/2021/NĐ-CP về quản lý, thanh toán, quyết toán dự án sử dụng vốn đầu tư công, việc thanh toán bằng ngoại tệ đối với công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng được thực hiện như sau:

Trường hợp chủ đầu tư thanh toán cho nhà thầu hoặc người bán, cho thuê nhà, đất bằng ngoại tệ, phải thực hiện như sau:

Thứ nhất, chủ đầu tư phải lập bảng tổng hợp phân bổ vốn kế hoạch đầu tư công trong năm bằng Đồng Việt Nam có quy đổi ra Đô-la Mỹ theo tỷ giá do Bộ Tài chính quy định tại thời điểm giao kế hoạch được cơ quan chủ quản lập trên cơ sở nhu cầu chi ngoại tệ trong năm của các dự án thuộc phạm vi quản lý và không được vượt vốn kế hoạch được giao trong năm. Sau đó, chủ đầu tư phải gửi bảng tổng hợp phân bổ vốn kế hoạch đầu tư công trong năm và nhu cầu chi ngoại tệ trong năm của các dự án thuộc phạm vi quản lý đến Bộ Tài chính và cơ quan kiểm soát, thanh toán (Mẫu số 01.nn/PB).

Thứ hai, nếu cần thanh toán bằng ngoại tệ, chủ đầu tư phải lập Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ (Mẫu số 07/TT) và gửi cơ quan kiểm soát, thanh toán. Cơ quan kiểm soát, thanh toán sẽ căn cứ vào Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ để thanh toán.

Thứ ba, trong trường hợp sử dụng quỹ tạm giữ ngân sách nhà nước tại Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, chủ đầu tư phải lập 02 liên Giấy rút vốn kiêm ghi thu ngân sách nhà nước (Mẫu số 06/TT) và gửi cơ quan kiểm soát, thanh toán. Cơ quan kiểm soát, thanh toán sẽ căn cứ vào các liên chứng từ và các yếu tố khác để thanh toán.

Theo quy định, cơ quan kiểm soát, thanh toán sẽ cấp ngoại tệ theo đề nghị của chủ đầu tư và căn cứ vào phân bổ vốn kế hoạch đầu tư công hàng năm bằng Đồng Việt Nam có quy đổi ra Đô-la Mỹ do chủ đầu tư gửi đầu năm và các liên chứng từ khác. Tóm lại, việc thanh toán bằng ngoại tệ đối với công việc được thực hiện thông qua hợp đồng xây dựng phải được thực hiện theo quy định của Nghị định 99/2021/NĐ-CP, trong đó phải có các bước lập bảng tổng hợp phân bổ vốn kế hoạch đầu tư công, lập Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ, lập Giấy rút vốn kiêm ghi thu ngân sách nhà nước và gửi các tài liệu này đến cơ quan kiểm soát, thanh toán.